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III.c Rôle actif et incitatif

Q III.c.1 - Le rôle actif et incitatif du demandeur doit-il être justifié lorsque demandeur et bénéficiaire sont confondus ?

Lorsque demandeur des CEE et bénéficiaire de l'opération d'économies d'énergie sont confondus (numéro de SIREN identique), le rôle actif et incitatif existe de fait et n'a pas à être justifié.

Pour rappel, le bénéficiaire de l'opération est défini par l'article 3 de l'arrêté du 4 septembre 2014 fixant la liste des éléments d'une demande de certificats d'économies d'énergie et les documents à archiver par le demandeur, et son identification est justifiée par les pièces prévues au point 1. de l’annexe 5 du même arrêté.

Q III.c.2 - L’horodatage de l’engagement du demandeur mentionné au chapitre 3-2 de l’annexe 5 concerne-t-il la date d’envoi au bénéficiaire ou la date de l’engagement du demandeur ?

Afin d’apporter la preuve du rôle actif et incitatif, l’horodatage de l’engagement du demandeur, mentionné au chapitre 3-2 de l’annexe 5, correspond à la date d’envoi de cet engagement de manière similaire à un envoi  par courrier où la preuve est apportée par la preuve de dépôt.

Q III.c.3 - La date de la preuve du rôle actif et incitatif du demandeur peut-elle être identique à la date d’engagement de l’opération ?

La preuve du rôle actif et incitatif telle que définie au chapitre 3 de l’annexe 5 doit être antérieure ou au plus égale à la date d’engagement de l’opération.

Q III.c.4 - De quelle manière peut être formalisée « l’identification des opérations d’économies d’énergie » au sein du ou des documents justifiant du rôle actif et incitatif du demandeur prévus par l’arrêté du 4 septembre 2014 aux points 3.2, 3.3 ou 3.4 de l’annexe 5 ?

Respect des points 3.2 et 3.3 de l’annexe 5 de l’arrêté du 4 septembre 2014

Les pièces justificatives prouvant le rôle actif et incitatif d’un demandeur, prévues aux points 3.2 et 3.3, doivent identifier ou décrire la ou les opérations d’économies d’énergie auxquelles le demandeur apporte une contribution. Cette identification peut :

  • décrire une opération d’économies d’énergie concrète, identifiée par sa nature et son lieu de réalisation. Dans le cas d’une fiche d’opération standardisée, les termes de la mention exigée par la fiche sur la preuve de réalisation de l’opération, ou la dénomination de l’opération prévue par la fiche, permettent d’identifier la nature de l’opération ;
  • reprendre la référence et/ou la dénomination de la fiche d’opération standardisée concernée ;
  • reprendre la mention prévue par la fiche dans la preuve de réalisation de l’opération (la catégorie d’opération) sans être nécessairement détaillée ; par exemple, pour les fiches BAR-EN-101 ou 102, l’opération peut-être simplement identifiée par la mention « isolation » ;
  • renvoyer à l’ensemble des fiches d’opérations standardisées, ou d’une sous-catégorie de fiches d’opérations standardisées (secteur résidentiel, fiches « enveloppe », ...), en vigueur à une date donnée. Les fiches d’opérations standardisées concernées par le rôle actif et incitatif sont celles en vigueur au plus tard au moment de l’engagement de l’opération.

L’identification des opérations peut également être conditionnée par la mention de la nature précise de la contribution du demandeur en particulier lorsqu’il s’agit d’une aide financière dont le demandeur doit préciser le montant ou les modalités de calcul.

Enfin, dans le cas de fiches d’opérations standardisées nouvelles, ne correspondant donc pas à la révision d’une fiche existante en seconde période, le rôle actif et incitatif ne peut être établi avant l’existence de la fiche concernée, il sera nécessairement établi à la suite de l’entrée en vigueur de cette fiche.

Respect du point 3.4 de l’annexe 5 de l’arrêté du 4 septembre 2014

Dans le cas du point 3.4 « Engagement écrit du partenaire du demandeur » de l’arrêté du 4 septembre 2014, il est nécessaire que l’engagement du partenaire comporte « l'identification des opérations d'économies d'énergie pour laquelle la contribution est apportée, et notamment le lieu de réalisation et la nature de l'opération ». Les opérations d’économies d’énergie correspondent ici à des actions ou travaux d’économies d’énergie définis, identifiés notamment par leur nature et lieu de réalisation. Ces deux derniers points devront donc être systématiquement présents ; il n’est alors pas possible de renvoyer à un ensemble de fiches d’opérations standardisées en vigueur à une date donnée.

Dans le cas d’une fiche d’opération standardisée, les termes de la mention exigée par la fiche sur la preuve de réalisation de l’opération, ou la dénomination de l’opération prévue par la fiche, permettent d’identifier la nature de l’opération.
 

Q III.c.5 - Les accords prouvant le rôle actif et incitatif du demandeur qui mentionnent les anciens noms des fiches d’opérations standardisées seront-ils recevables en 3ème période pour les opérations engagées avant le 31 décembre 2014 et dont les critères techniques sont conformes avec ceux de la 3ème période ?

Le cadre réglementaire applicable aux opérations en fonction de leur date d’engagement et de dépôt est précisé au II. de l’article 1er de l’arrêté du 4 septembre 2014 et rappelé dans une question/réponse. Notamment, toute opération engagée entre le 1er janvier 2011 et le 31 décembre 2014 est déposée avant le 31 décembre 2015 (2016 pour les opérations de « longue durée ») selon les modalités propres à la seconde période et sur la base des critères techniques définies dans les fiches d’opérations standardisées en vigueur jusqu’au 31 décembre 2014.

Concernant la conformité aux exigences de l’arrêté du 4 septembre 2014 des documents prouvant l’antériorité du rôle actif et incitatif : pour les opérations engagées tant en deuxième qu’en troisième période, sera jugé acceptable un document justifiant du rôle actif et incitatif, au titre du chapitre 3.2 ou du chapitre 3.3 de l'arrêté du 4 septembre 2014 et conforme par ailleurs à cet arrêté, qui est signé avant le 31 décembre 2014 et qui cite, pour identifier l'opération d'économies d'énergie pour laquelle la contribution sera apportée, le libellé de la fiche d'opération standardisée en vigueur jusqu’au 31 décembre 2014 correspondant à la fiche de troisième période dont relève l'opération.
Le tableau des correspondances entre les fiches de la deuxième période et les fiches de la troisième période est disponible ici

Pour rappel, le rôle actif et incitatif du demandeur devra avoir été établi antérieurement à l’engagement des opérations, aucun avenant au document de preuve postérieur à l’engagement de l’opération ne sera admis par le PNCEE.

Q III.c.6 - Quels sont les modes de signature acceptés lorsque le rôle actif et incitatif se traduit par un engagement écrit du demandeur ou d’un de ses partenaires (tampon, coche, signature manuscrite, nom-prénom/nom de la société…) ?

Le document doit permettre d’identifier l’entité signataire et comporte a minima sa raison sociale. Il doit permettre aussi d’identifier le signataire en mentionnant a minima le nom de l’entité émettrice de la proposition, voire le nom et la qualité du signataire.

A titre d’exemple, est acceptable la mention du nom du signataire ou de sa fonction apposée à la fin du courrier d’engagement de façon dactylographiée, ou via un tampon, ou manuscrite, et dans tous les cas cette mention est couplée à la raison sociale du signataire. Cette dernière est présente sur le document pour identifier sans équivoque que ce document est originaire de l’entreprise signataire : en en-tête, au niveau de la signature,

Par ailleurs, dans le cas d’une signature électronique, la signature respecte l’article 1316-4 du code civil : « lorsqu’elle est électronique, [la signature] consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie », dans des conditions fixées par le décret n° 2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l’application de l’article 1316-4 du code civil et relatif à la signature électronique.

Q III.c.7 – Dans le cas d’un marché public, le récépissé de remise d’offre est-il accepté pour justifier la date d’engagement du demandeur à apporter une contribution au bénéficiaire ?

Dans le cas d’un marché public, le récépissé de remise d’offre comportant la date et l’heure de remise de cette offre, l’identification de l’entreprise candidate (demandeur ou son partenaire), l’identification du bénéficiaire et l’identification du marché objet de l’offre peut servir de preuve de la date d’engagement du demandeur. Ce document ne se substitue pas à l’engagement lui-même, qui doit dans ce cas faire référence à l’offre à laquelle il est joint (notamment via l’identification de l’entreprise candidate, l’identification du bénéficiaire et l’identification du marché objet de l’offre).

Q III.c.8 – Dans le cas d’un partenariat pour la distribution d’équipements (lampes LED par exemple), le demandeur peut-il signer un contrat de partenariat avec une centrale d’achat qui se charge de faire distribuer les équipements via son réseau de distributeurs indépendants adhérents ?

Le contrat prévu au point 3.3 de l'annexe 5 de l'arrêté du 4 septembre 2014 doit obligatoirement être signé entre le bénéficiaire et le demandeur. Le bénéficiaire de l’opération est dans tous les cas le distributeur de l’équipement à l’utilisateur final, identifié par son numéro de SIREN, et donc le magasin dans le cas où celui-ci dispose de son propre numéro de SIREN.

Cependant, le contrat peut être signé, au nom du bénéficiaire, par un mandataire tel qu’une centrale d’achats, À ce titre, la centrale d’achats doit justifier d’un mandat conforme à l’arrêté du 4 septembre 2014 lui permettant de signer le contrat de partenariat au nom des magasins. Pour rappel, un document signé par un mandataire au nom d’un mandant doit explicitement identifier le mandant. Ici, la liste des magasins signataires du contrat via la centrale d’achat doit être intégrée au contrat.

Par ailleurs, qu’il soit signé par un mandataire ou par le bénéficiaire, le contrat de partenariat doit respecter les exigences de la fiche standardisée concernée, et notamment détailler les modalités de transmission de la contribution du demandeur des CEE jusqu’à l’utilisateur final de l’équipement en particulier comment l'utilisateur final est informé de la contribution précise du demandeur et comment le consommateur final est informé que le demandeur est à l’origine de la contribution dans le cadre du dispositif des certificats d’économies d’énergie.

Cette information doit être clairement communiquée au consommateur :

  • de façon directement apparente et aisément lisible,
  • et en magasin au niveau du rayon des équipements ou sur le packaging des équipements. Le seul encart promotionnel dans un catalogue ne permet pas de garantir que l'acheteur a bien eu connaissance de ces informations lors de l'achat de l'équipement concerné.

Q III.c.9 – Un courriel d’acceptation d’un devis peut-il permettre de justifier le rôle actif et incitatif dans le cadre du point 3-1 de l’annexe 5 de l’arrêté du 4 septembre 2014 ?

Le devis justifiant le rôle actif et incitatif du demandeur doit respecter l’ensemble des exigences du point 3.1 de l’annexe 5 de l’arrêté du 4 septembre 2014, et notamment être daté et signé par le bénéficiaire. Son acceptation par courriel n’est pas acceptable.

Q III.c.10 – Dans le cas où le rôle actif et incitatif du demandeur passe par l’enregistrement du bénéficiaire sur un site Internet, quels sont les documents à archiver ?

La preuve de l’antériorité du rôle actif et incitatif d’un demandeur de CEE par l’inscription sur un site internet peut correspondre, selon le process retenu, aux points 3.2 (engagement du demandeur), 3.3 (contrat entre bénéficiaire et demandeur) ou au 3.4 (engagement écrit du partenaire du demandeur).

Les documents prévus par chacun de ces points doivent être archivés. De plus, les dispositions particulières aux preuves de format électronique de ces articles doivent être respectées (décrets n° 2001-272 du 30 mars 2001 et n° 2011-434 du 20 avril 2011 notamment) et être justifiées (par ex : description détaillée du fonctionnement du processus de signature électronique, depuis l’identification des signataires jusqu’à la création du document signé, certification du dispositif sécurisé de création de signature électronique établi en application de l’article 3 du décret du 30 mars 2001, et tout autre élément nécessaire à la justification du respect du cadre réglementaire précité).
 

Q III.c.11 – La durée de l’engagement entre le bénéficiaire et le demandeur est-elle limitée dans le temps ?

Le point 3-1 de l’annexe 5 de l’arrêté du 4 septembre 2014 correspond à la contractualisation de la réalisation de l’opération (acceptation du devis) : l’engagement du demandeur apparaissant via la mention insérée dans ce contrat est par nature limité dans le temps aux travaux prévus par le devis.

Une modification de cet arrêté, parue au JO du 31 décembre 2015, inclut désormais dans le 3-1 le cas où le demandeur lui-même est l’installateur contractualisant et réalisant l’opération.

Dans le cas d’un contrat de partenariat entre le demandeur et le bénéficiaire, hors contrat de réalisation de l’opération, (cas 3-3), la durée de validité du contrat est limitée comme indiqué dans l’arrêté (2 ans pour les personnes physiques et 4 ans pour les personnes morales).